Dans le but de traiter les appels entrants des différents correspondants, de gérer les rendez-vous et de véhiculer une image de qualité, la permanence téléphonique externalisée d’une entreprise s’impose aujourd’hui. Mais, il existe plusieurs formules, en voici les plus importantes.
Télésecrétariat à domicile
Au lieu d’engager une secrétaire dans son bureau, en CDD ou en CDI, le télésecrétariat est l’alternative qui remplit les mêmes fonctions qu’une secrétaire téléphonique classique mais en travaillant depuis son domicile.
Aussi souple que flexible, cette solution est plébiscitée par de plus en plus d’entreprises de type PME. Cela s’explique par les avantages qu’elle offre :
- absence de charges sur les salaires car la télésecrétaire facture ses prestations.
- Les frais des prestations sont comptabilisés comme des charges déductibles pour le client (l’entreprise en l’occurrence),
- compétences et professionnalisme indéniables,
- tâches définies clairement à l’avance,
- respect des valeurs de l’entreprise,
- prise de rendez-vous,
- gestion d’agenda partagé.
Les plateformes téléphoniques
Externaliser la gestion du poste de secrétariat téléphonique peut également se réaliser par le biais du recours à l’un des nombreux prestataires en plateforme téléphonique.
Ceci donne ainsi la possibilité de gérer un très grand nombre d’appels à la fois car puisqu’il s’agit d’une société regroupant un nombre important d’opérateurs en charge de réaliser des missions de traitement d’appels pour telle ou telle société.
Les plateformes de secrétariat sont capables de gérer à la fois des appels entrants et des appels sortants. On parle également de centre d’appels ou de call-centers, popularisés notamment par le secteur d’activité de la téléphonie mobile et d’Internet qui ont massivement recours à des sociétés externes.
Cette solution est recommandée surtout pour les entreprises ayant affaire avec un nombre intempestifs d’appels. En effet les missions pris en charge par un télé-secrétariat externe sont :
Le SAV
L’information clientèle
La téléprospection
La gestion des requêtes
Les relances pour les impayés ou les factures en cours
Tout a fait!
L’externalisation des appels via une permanence téléphonique représente un atout pour les entreprises. La plateforme de secrétariat à distance assurera la gestion des appels , de l’agenda du professionnel, de la prise de rdv,… cela permettra par conséquent au chef d’entreprise de se concentrer plus à ses activités.