Faire appel à une plateforme de secrétariat téléphonique représente un gain de temps et des économies considérables pour traiter des tâches administratives ponctuelles ou récurrentes. Comment choisir son partenaire idéal et lui confier la gestion de son agenda et ses documents confidentiels. Voici quelques critères pour vous aider à prendre la bonne décision.
Télésecrétariat et tarif
Le prix n’est pas le critère de sélection le plus opportun. Pour autant, il est important de s’assurer d’un bon rapport qualité/prix. Pour ne pas être arnaqué, il convient de se renseigner sur les coûts et les services de différents prestataires en établissant des devis de télésecrétariat tarif.
Critère de choix de télé-secrétaire
Certaines secrétaires se sont spécialisées dans différents secteurs d’activités (secrétariat juridique, médical…) ou dans tel ou tel domaine comme la préparation des dossiers pour les appels d’offres, la prise de rendez-vous, la rédaction de courriers administratifs, les comptes-rendus et les procès verbaux…. En fonction de vos besoins, privilégiez d’engager une télésecrétaire ayant des compétences avérées pour la mission que vous souhaitez lui confier.
Diplôme et qualification de l’équipe de télésecrétariat
Aucun diplôme spécifique n’est exigé pour créer une entreprise de secrétariat/télésecrétariat donc les qualifications / les références clients n’apparaissent pas toujours sur les sites des prestataires. Ce qui prime est de s’assurer de la renommée de la plateforme et de l’efficience de leurs services. Le client ne doit pas hésiter par la suite de se renseigner sur la qualité de l’accueil, notamment le niveau de satisfaction des personnes qui l’ont engagé avant vous. La confidentialité des données et le respect des consignes que le client envisage de communiquer sont à rappeler au prestataire et vérifier à quel point il y tient.
Qu’est-ce qu’une plateforme téléphonique de qualité ?
Quelle que soit la taille de la plateforme de secrétariat téléphonique, les télésecrétaires doivent répondre aux appels de nombreuses entreprises, cabinets, bureau… avec une bonne écoute et une communication très satisfaisante vis-à-vis des interlocuteurs. Il faut s’assurer également que le prestataire est capable de garantir une bonne image de l’entreprise.
Demander des références
Avant le recours à une permanence téléphonique, les entreprises qui choisissent d’externaliser leur secrétariat ne doivent pas hésiter à imposer une clause de confidentialité. Et le prestataire, de son côté, doit faire preuve d’une grande discrétion sur l’identité de ses clients.
