Vous êtes avocat ou notaire indépendant, vous avez besoin d’être joignable pendant vos rendez-vous et sur des plages horaires plus larges ? Le recours à une permanence téléphonique est la solution qui vous aidera à vous recentrer sur le cœur de votre métier.
Les avocats sont des professionnels dont le planning empêche de satisfaire la clientèle au téléphone. Même avec une secrétaire sur place, il n’est pas toujours évident de répondre conformément aux attentes en vue des tâches administratives à régler ainsi que les déplacements. Et pourtant, rater un appel signifie souvent rater une affaire. Comment faire alors pour donner une bonne image de soi et de son cabinet et surtout gagner la confiance des clients.
Le télésecrétariat : un service conçu pour améliorer la qualité de votre accueil téléphonique
Que ce soit un cabinet d’avocat ou un avocat indépendant, la qualité de son accueil téléphonique est primordiale. C’est un gage de confiance pour la clientèle. En effet, au sein d’un cabinet, décrocher rapidement est l’assurance d’une image de qualité. Aussi la façon dont les appels entrants sont traités est révélatrice du sérieux du cabinet d’avocat ! D’ où son impact sur le déroulement des affaires juridiques et l’aboutissement des démarches.
Standard externe de télésecrétaires spécialisées
Bon nombre d’avocats se sont aujourd’hui tournés vers la solution de standard téléphonique et ce dans l’intention de se consacrer à l’exercice de leur activité sans gêne aucune. Les télésecrétaires qui se chargent d’assurer la réception des appels travaillent dans des centres d’appels et sont formées dans le domaine, ce qui leur permet parfois d’orienter les clients et les comprendre. Grâce à leur réactivité et bonne écoute, elles apportent souvent la satisfaction. Elles mettent également à disposition des cabinets leur expérience et savoir-faire dans la gestion de vos appels téléphoniques.
Pourquoi faire appel à une permanence téléphonique ?
La bonne qualité d’un accueil téléphonique est un levier de réussite, dès lors qu’il s’agit du premier contact avec le cabinet. Le rôle de la secrétaire à distance est pour ainsi dire décisif, dans la mesure où il permet d’instaurer une relation client de qualité et de suivre en toute sérénité le déroulement des affaires. Une permanence téléphonique externalisée est un atout majeur car il vous permet de vous recentrer sur le cœur du métier sans manquer les appels urgents.
Les prestations de télésecrétariat pour avocat
Via un service de télésecrétariat souple, un avocat peut être accompagné selon ses besoins, de façon permanente, ponctuelle ou en débordement. La télésecrétaire qui se charge de recevoir les appels, peut aussi gérer les rendez-vous en fournissant un agenda partagé en ligne simple et performant, accessible de tout ordinateur connecté.
Compétences générales et spécifiques
Une télésecrétaire d’avocat peut s’occuper en premier des tâches administratives et commerciales, comme :
- la prise de rendez-vous,
- la mise en page de documents,
- la création de fichiers,
- l’établissement et l’envoi de factures,
- la gestion des courriers,
- le publipostage,
- la relance de clients,
- le classement de fichiers,
- la veille téléphonique…
Bien sûr toutes ces tâches peuvent être réalisées de façon récurrente ou ponctuelle, conformément aux besoins du client.
