Une permanence téléphonique médicale externalisée au service des professionnels de santé

Les professionnels de santé sont en général dans le besoin d’une secrétaire médicale à distance outre que la secrétaire du cabinet pour assurer une gestion permanente des appels téléphoniques. Gage d’une image de qualité et d’une bonne organisation, le recours à une permanence téléphonique professionnelle constitue une meilleure stratégie qui vous permettra de satisfaire ou de fidéliser votre patientèle.

Pourquoi externaliser le secrétariat téléphonique ?

Entre l’accueil téléphonique, la gestion de l’agenda et la prise de rendez-vous, les journées des praticiens sont de plus en plus chargées. Afin de préserver un contact humain avec la patientèle, les médecins généralistes et spécialistes s’investissent dans leurs pratiques médicales en faisant appel à une plateforme de télésecrétariat médical externe. Libérer des contraintes téléphoniques, les professionnels de santé seront plus disponible pour les consultations des patients. Avec l’agenda partagé, la secrétaire externalisée a accès aux fiches des patients et aux consignes personnalisées. Cette télésecrétaire est une véritable assistante pour vous accompagner au quotidien.

Les atouts d’une plateforme de secrétariat externalisé 

Outre le gain financier et d’espace dans les locaux, l’externalisation du secrétariat téléphonique médical permet d’offrir aux praticiens un meilleur service aux patients, notamment grâce à des horaires étendus. Même en dehors des heures d’ouverture du cabinet ou du centre de santé, la permanence téléphonique médicale est joignable, parfois jusqu’à 24 h/24 et 7 j/7. Laréception d’appels n’est pas la seule activité pouvant être confiée à une ou plusieurs télésecrétaires en fonction des besoins du client. Elles sont également en mesure de gérer d’autres missions.

Déléguer l’accueil téléphonique médical au secrétariat externalisé, permet aux praticiens de se consacrer pleinement à leur métier sans nuire à la qualité de l’accueil des patients.

Les missions du secrétariat à distance

Toutes les branches du secteur médical peuvent avoir recours au télésecrétariat médical. La télésecrétaire remplit à distance plusieurs fonctions :

  • l’accueil téléphonique personnalisédes patients,
  • l’identification des raisons de l’appel (afin de mesurer le degré plus ou moins élevé d’urgence),
  • L’association d’outils digitaux (prise de rendez-vous en ligne, SMS de rappel de RDV, message de pré décroché…),
  • La configuration et la gestion des agendas des différents praticiens du cabinet,
  • le renvoi et transfert d’appels urgents sur une ligne privée du professionnel (généralement vers son mobile).

La plateforme téléphonique : l’incontournable de la rentabilité

La clé de la rentabilité principale pour les entreprises est le standard téléphonique externalisé. C’est le principal gage de confiance et un outil nécessaire pour maintenir une communication qualitative avec sa clientèle.

Afin de donner une bonne image de votre cabinet dès leur premier contact téléphonique, le mieux est d’opter pour un service optimal d’externalisation de vos appels.

Des spécialistes du secrétariat en ligne se chargent aujourd’hui de l’accueil de la patientèle via des plateformes de secrétariat médical. Ils s’occupent de la gestion et la transmission efficace de vos messages. Grâce à des télésecrétaires qualifiées, vos appels « difficiles » seront ainsi gérés en toute sérénité.

La permanence téléphonique à distance : une valeur ajoutée

Le secrétariat externalisé est la solution magique pour gagner en efficacité. Il assure la gestion des appels entrants ou prise de relais en cas de débordement, mission simple ou plus complexe… définit les besoins et les priorités, et puis vous propose des télésecrétaires qualifiées et réactives qui répondront aux appels reçus  selon vos consignes, sur des plages horaires pouvant généralement aller jusqu’à 24H/24, 7J/7, d’où la continuité de service en toute simplicité.

Tâches de la télésecrétaire médicale

Outre le volet administratif de l’entreprise qui pourrait solliciter ses services à temps partiel ou à plein temps, périodiquement ou de façon continue, une télésecrétaire peut remplir le même rôle qu’une secrétaire salariée de l’entreprise, c’est-à-dire qu’elle sera en mesure d’effectuer diverses tâches telles que retranscription audio de courrier et de comptes rendus, la mise en page des différents documents administratifs, classement des documents et fichiers, assistance commerciale (la téléprospection ou les relances téléphoniques), création de nouveaux fichiers,… Aussi la télésecrétaire médicale  peut être, elle-même, salariée au sein d’une entreprise spécialisée ou travailler pour son propre compte.

Pour plus d’infos sur le service et les atouts du télésecrétariat suivez ce lien https://www.calleo-medical.com

Mise en place d’une permanence téléphonique médicale à distance

Les regroupements des cabinets médicaux ont recours à une plateforme téléphonique médicale assurant un accueil téléphonique permanent. Ce service de télésecrétariat permet aux professionnels de santé de minimiser les surcharges et de réaliser des économies. Les praticiens tendent à améliorer leurs services en se consacrant davantage à la bonne pratique de leur métier.

Le secrétariat médical à distance : une relation basée sur la confiance

Afin d’assurer une relation construite sur une base de confiance et de respect, le praticien cherche à adopter un comportement pour instaurer une relation de confiance et pour satisfaire la patientèle.

La relation patient/médecin se bâtit aussi sur la disponibilité. Avec la réception téléphonique chaleureuse et la gestion del’agenda partagé du médecin, le secrétariat à distance doit être à l’écoute du patient que ce soit pour une demande de renseignement, d’une urgence ou d’une prise de rendez-vous. Ainsi le patient sera rassuré quand il trouvera une oreille attentive et bienveillante… Par conséquent le médecin pourra se concentrer sur son cœur de métier et confier la gestion téléphonique au secrétariat externalisé.

Rôles des télésecrétaires médicales

L’accueil médical téléphonique est une prestation dont un praticien ne peut pas s’en surpasser. Outre la secrétaire du cabinet, les professionnels de santé optent pour le service de télé-secrétariat pour assurer une gestion des appels entrants. Des spécialistes du télésecrétariat médical se chargent aujourd’hui de l’accueil téléphonique médical et la gestion du cabinet. Ils sont en mesure de gérer l’ensemble des appels en suivant les instructions et consignes du médecin et assurant une gestion parfaite de son agenda partagé. Les pionniers de la permanence téléphonique sont en enclins à répondre aux appels en moins de 5 sonneries et garantissent un accueil téléphonique permanent.

Les valeurs et qualités de la permanence téléphonique médicale

Les télésecrétaires médicales sont rigoureusement sélectionnées et formées conformément aux exigences du métier. Assurant un accueil téléphonique permanent, les patients n’auront jamais à attendre au téléphone. Elles savent agir quand il se doit tout en suivant les consignes du médecin et ne déstabilisent jamais même en cas d’urgences. Ces secrétaires médicales à distance dont dotés de qualités relationnelles, d’une bonne connaissance de l’organisation du métier, de l’écoute active, et d’une intonation de la voix active. Elles veillent à mener à bien leur métier et toujours en satisfaisant la patientèle. 

Tarifs du secrétariat téléphonique à distance

Le niveau de facturation d’une plateforme téléphonique externalisée varie en fonction des services souscrits. En effet, les entreprises spécialisées en permanence téléphonique offrent un ensemble de services tels que :

  • réception des appels entrants
  • gestion de l’agenda partagé
  • prise de rendez-vous en ligne
  • filtrage d’appels et prise de messages
  • transfert de message par email, SMS,…

Recourir aux comparateurs de prix télésecrétariat

Le secrétariat téléphonique indépendant est de plus en plus recommandé aux PME ou TPE, artisans, libéraux. Grâce à cette modalité, les professionnels sont en mesure de couvrir leurs besoins ponctuels ou réguliers, à un coût plus avantageux qu’une embauche et satisfaire leur clientèle en fournissant une réception téléphonique à leur image. Continuer la lecture de « Recourir aux comparateurs de prix télésecrétariat »

Quel investissement représente la plateforme secrétariat médical pour les professionnels de santé ?

Beaucoup de médecin recourent aujourd’hui au standard téléphonique externe. Il constitue pour ces professionnels le meilleur outil qui leur permet d’améliorer leurs services et de se consacrer comme il se doit à la bonne pratique de leur métier. Mais privilégier cette modalité qui nécessite une étude préalable des tarifs, surtout que les couts varient d’un prestataire à un autre. Continuer la lecture de « Quel investissement représente la plateforme secrétariat médical pour les professionnels de santé ? »

Missions d’une permanence téléphonique externalisée

Dans le but de traiter les appels entrants des différents correspondants, de gérer les rendez-vous et de véhiculer une image de qualité, la permanence téléphonique externalisée d’une entreprise s’impose aujourd’hui. Mais, il existe plusieurs formules, en voici les plus importantes. Continuer la lecture de « Missions d’une permanence téléphonique externalisée »

Avantages d’une plateforme téléphonique à distance pour les petites entreprises

Le secrétariat externalisé est la solution magique pour gagner en efficacité. Il assure la gestion des appels entrants ou prise de relais en cas de débordement, mission simple ou plus complexe… définit les besoins et les priorités, et puis vous propose des télé-secrétaires qualifiées et réactives qui répondront aux appels reçus  selon vos consignes, sur des plages horaires pouvant généralement aller jusqu’à 24H/24, 7J/7, d’où la continuité de service en toute simplicité. Continuer la lecture de « Avantages d’une plateforme téléphonique à distance pour les petites entreprises »

Comment choisir sa plateforme de secrétariat ?

Faire appel à une plateforme de secrétariat téléphonique représente un gain de temps et des économies considérables pour traiter des tâches administratives ponctuelles ou récurrentes. Comment choisir son partenaire idéal et lui confier la gestion de son agenda et ses documents confidentiels. Voici quelques critères pour vous aider à prendre la bonne décision. Continuer la lecture de « Comment choisir sa plateforme de secrétariat ? »

Permanence téléphonique finance : une meilleure gestion de la comptabilité pour les entreprises

Vous êtes comptable ? Gagnez donc dès aujourd’hui en productivité et en souplesse grâce aux plateformes de permanence téléphonique qui vous garantissent un l’accueil téléphonique médical professionnel digne de vous ainsi que le respect de votre secret professionnel. Mais à qui s’adresser pour bénéficier d’une prestation de qualité ? Est-il facile de trouver des offres compatibles aux besoins ? Continuer la lecture de « Permanence téléphonique finance : une meilleure gestion de la comptabilité pour les entreprises »

Faire appel à une plateforme téléphonique médicale pour les entreprises PME

Rien de tel pour les PME pour externaliser leur prospection téléphonique ainsi que l’accueil des appels de leurs clients comme le fait de choisir une plateforme téléphonique assurée par des professionnels réactifs, toujours prêts à satisfaire leurs interlocuteurs. Quid du fonctionnement du télésecrétariat et ses apports pour les entreprises ? Continuer la lecture de « Faire appel à une plateforme téléphonique médicale pour les entreprises PME »